Wiążące reguły korporacyjne

Grupa przedsiębiorstw lub grupa przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą może korzystać z zatwierdzonych wiążących reguł korporacyjnych. Niezwykle istotne jest, że po raz pierwszy wiążące reguły mogą zostać zastosowane wobec podmiotów nie należących do grupy kapitałowej, ale podejmujących wspólne działania gospodarcze.

Ich zakres

Muszą one ujmować wszystkie podstawowe zasady i egzekwowalne prawa zapewniające odpowiednie zabezpieczenia:

1. na potrzeby przekazywania danych osobowych; lub
2. na potrzeby określonych kategorii przekazań danych osobowych.

Wymogi materialne wobec wiążących reguł korporacyjnych

Właściwy organ nadzorczy zatwierdza je, pod warunkiem że:

1. są one prawnie wiążące oraz mają zastosowanie do każdego z członków grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą, w tym ich pracowników, i są przez każdego z tych członków egzekwowane;
2. wyraźnie przyznają osobom, których dane dotyczą, egzekwowalne prawa w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych; oraz
3. posiadają wszystkie, przewidziane w rozporządzeniu GDPR, elementy.

Elementy określone wiążącymi regułami korporacyjnymi

W wiążących regułach korporacyjnych, określone zostają co najmniej:

1. struktura i dane kontaktowe odnośnej grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą i każdego z jej członków;
2. jednorazowe lub wielokrotne przekazanie danych, w tym kategorie danych osobowych, rodzaj przetwarzania i jego cele, rodzaje osób, których dane dotyczą, oraz nazwa danego państwa trzeciego lub danych państw trzecich;
3. ich prawnie wiążący charakter, wewnętrzny i zewnętrzny;
4. zastosowanie ogólnych zasad ochrony danych – w szczególności:
   a) ograniczenia celu;
   b) minimalizacji danych;
   c) ograniczonych okresów przechowywania;
   d) jakości danych;
   e) uwzględnianie ochrony danych w fazie projektowania; oraz
   f) domyślnej ochrony danych;
5. podstawa prawna przetwarzania, przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych;
6. środki zapewniające bezpieczeństwo danych;
7. wymogi w zakresie dalszego przekazywania podmiotom niezwiązanym wiążącymi regułami korporacyjnymi;
8. prawa osób, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem oraz sposoby wykonywania tych praw, w tym z prawa do:
   a) niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu
   b) wnoszenia skarg do właściwego organu nadzorczego i właściwych sądów państw członkowskich
   c) środka zaskarżenia, a w stosownych przypadkach – odszkodowania za naruszenie wiążących reguł korporacyjnych;
9. przyjęcie przez administratora lub podmiot przetwarzający posiadających jednostki organizacyjnej na terytorium państwa członkowskiego odpowiedzialności prawnej za naruszenie wiążących reguł korporacyjnych przez odnośnego członka niemającego jednostki organizacyjne w Unii;
10. sposób, w jaki osobom, których dane dotyczą, podaje się informacje o wiążących regułach korporacyjnych;
11. zadania inspektora ochrony danych lub innej osoby lub podmiotu odpowiedzialnych za monitorowanie przestrzegania wiążących reguł korporacyjnych w ramach grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą oraz monitorowanie szkoleń i rozpatrywanie skarg;
12. procedury dotyczące skarg;
13. stosowane w grupie przedsiębiorstw lub w grupie przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą mechanizmy zapewniające weryfikację przestrzegania wiążących reguł korporacyjnych.
14. mechanizmy zgłaszania i rejestrowania zmian w zasadach i zgłaszania tych zmian organowi nadzorczemu;
15. mechanizm współpracy z organem nadzorczym zapewniający przestrzeganie zasad przez wszystkich członków grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą, w szczególności poprzez udostępnianie organowi nadzorczemu wyników weryfikacji środków, o której mowa w lit. j);
16. mechanizm zgłaszania właściwemu organowi nadzorczemu wszelkich wymogów prawnych, którym podlega w państwie trzecim członek grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą i które mogą mieć istotny niekorzystny wpływ na gwarancje przewidziane w wiążących regułach korporacyjnych; oraz
17. właściwe szkolenia z zakresu ochrony danych dla personelu mającego stały lub regularny dostęp do danych osobowych.

Mechanizmy zapewniające weryfikację przestrzegania wiążących reguł korporacyjnych

Mechanizmy zapewniające weryfikację przestrzegania wiążących reguł korporacyjnych, obejmują:

1. audyty w zakresie ochrony danych; oraz
2. metody zapewniania działań naprawczych mających chronić prawa osób, których dane dotyczą.

Wyniki weryfikacji przestrzegania wiążących reguł korporacyjnych

Wyniki takiej weryfikacji powinny być przekazywane:

1. inspektorowi ochrony danych lub podmiotowi odpowiedzialnemu za monitorowanie przestrzegania wiążących reguł korporacyjnych;
2. oraz zarządowi przedsiębiorstwa sprawującego kontrolę w grupie przedsiębiorstw lub organowi kierującemu grupą przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą.

Wyniki weryfikacji mechanizmów zapewniania przestrzegania wiążących reguł korporacyjnych, powinny być dostępne na żądanie właściwego organu nadzorczego.

Format i procedury wymiany informacji dotyczących wiążących reguł korporacyjnych

Komisja może określić format i procedury wymiany informacji między administratorami, podmiotami przetwarzającymi i organami nadzorczymi dotyczących wiążących reguł korporacyjnych.