Omni Modo - eksperci w dziedzinie ochrony danych osobowych

Ochrona sygnalistów (Whistleblowing) 


Każda organizacja w celu prawidłowego funkcjonowania powinna wdrażać wewnętrzny  system weryfikacji i zapobiegania działaniom niezgodnym z prawem lub standardami korporacyjnymi.  Dlatego powstała instytucja  ochrony sygnalistów (ang. whistleblowing), czyli kompleksowe rozwiązanie dzięki któremu możemy dowiedzieć się o nieprawidłowościach w naszej organizacji i chronić osoby zgłaszające – sygnalistów.

System zgłaszania nieprawidłowości ma na celu szybkie i skuteczne informowanie o zdarzeniach niezgodnych z prawem, które mogą godzić w interesy organizacji i naruszać interes społeczny. System  służy nie tylko do informowania o  nieprawidłowościach, ale jest rozwiązaniem nastawionym na wzmocnienie interesu publicznego, czyli nas wszystkich. Co ważne, źródłem tych informacji są poza pracownikami także kandydaci do pracy, współpracownicy i inne osoby, które dowiedziały się o nieprawidłowościach w związku ze swoją działalnością. Należy pamiętać, że osoby te, obserwujące na co dzień naruszenia, mogą obawiać się negatywnych konsekwencji. Dlatego też, system musi chronić tożsamość i dane sygnalisty, a także zapewniać skuteczną ochronę przed działaniami odwetowymi w miejscu pracy. Dodatkowo system jako taki musi zapewniać poufność, być „godnym zaufania” i dawać gwarancje bezpieczeństwa prawnego, dlatego w jego mechanizm wpisano rozwiązania zaczerpnięte z RODO, prawa pracy, ale też kodeksu cywilnego i karnego.

W ramach usługi ochrony sygnalistów (whistleblowing) proponujemy następujące kompleksowe działania:

  • opracowanie procedury wymaganej przez Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady  (UE)  2019/1937 z dnia  23  października  2019 r.  w sprawie  ochrony  osób zgłaszających naruszenia praw Unii (Dyrektywa o sygnalistach) określonej w procedowanym projekcie przepisów krajowych jako: Regulamin zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
  • opracowanie procedur i przeprowadzenie działań wymaganych przez RODO, w tym wykonanie analizy ryzyka oraz Privacy by design pod kątem ochrony danych osobowych sygnalistów oraz innych osób biorących udział w procedurze zgłoszenia jak również weryfikację i pomoc w wyborze kanału zgłoszeniowego pod kątem spełnienia wskazanych wymogów;
  • nadzór nad implementacją ww. procedur wraz z przeszkoleniem, w tym także odnośnie obsługi kanału komunikacji;
  • zaprojektowanie wewnętrznych kanałów informowania oraz udostępnienie spełniającego wymagania Dyrektywy kanału zgłoszeń, uwzględniającego wszystkich interesariuszy (pracowników oraz osoby trzecie);
  • sporządzenie oraz weryfikację dokumentacji obejmującej w szczególności: aktualizację klauzul informacyjnych, aktualizację dokumentacji pracowniczej tj. regulaminu pracy/ogłoszenia o przyjęciu regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, analizy dot. ryzyk związanych z przyjmowaniem lub odrzuceniem zgłoszeń anonimowych, opinie odnośnie możliwości pełnienia funkcji pracownika rozpatrującego zgłoszenia pod kątem możliwości wystąpienia konfliktu interesów lub braku bezstronności, wzorcowe dokumenty dot. przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalisty,
  • cykliczne audytowanie działania systemu zgłoszeń, w tym weryfikacja dokumentacji i sprawdzenie procedur bezpieczeństw;
  • prowadzenie rejestru zgłoszeń oraz innych rejestrów, jeśli takie będą wprowadzone krajową ustawą implementującą;
  • sporządzenie opinii dotyczących obowiązku przyjęcia Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych oraz dokumentacji i procedur zapewniającej rozliczalność realizacji obowiązków wynikających z ustawy,
  • przeprowadzenia szkolenia dla osób odpowiedzialnych za proces wdrożenia i obsługi systemu zgłoszeń w firmie oraz zorganizowanie szkolenia dla pracowników.

 Dodatkowo jako kancelaria Osiej i Partnerzy pomagamy w:

  • rozpatrzeniu zgłoszenia;
  • kontakcie z sygnalistami;
  • prowadzeniu wewnętrznych postępowań;
  • obsłudze prawnej sporów, udziału w posiedzeniach, reprezentacji przed organami i sądem;
  • bieżącym monitorowaniu przepisów oraz wytycznych odnoszących się do ochrony sygnalistów – monitorowanie i przesyłanie alertów w tym zakresie.

Dlaczego my

Posiadamy zespół doświadczonych prawników oraz specjalistów z zakresu compliance, którzy posiadają wieloletnią praktykę w obszarze prawa pracy, prawa karnego oraz ochrony danych.

Stworzyliśmy, analizowaliśmy i doradzaliśmy przy kilkuset procedurach bezpieczeństwa. Pierwszy bezpieczny i działający do dzisiaj kanał komunikacji sygnalisty z jednoczesnym zapewnieniem zgodności z ustawą o ochronie danych stworzyliśmy już w 2010 r.

Z sukcesem prowadziliśmy projekty w których reprezentowaliśmy klientów w sytuacjach, gdzie należało ocenić ryzyka związane z działaniami nieetycznymi, naruszającymi standardy biznesowe czy będącymi przestępstwami.