Obowiązek notyfikacyjny administratora wobec osób, których dane dotyczą – analiza art. 34 GDPR.
GDPR nakłada na administratorów danych nowe obowiązki, spośród których można wyróżnić te związane z szybką identyfikacją i przeciwdziałaniem naruszeniom bezpieczeństwa danych. Nie tylko organ nadzorczy będzie odtąd informowany o powstaniu naruszenia. Zapewnia to dodatkowa instytucja zgłaszania naruszeń również w stosunku do osób, których dane dotyczą.
Artykuły 33 i 34 rozporządzenia regulują sprawę notyfikacji. O ile art. 33 wskazuje na instytucję zgłaszania incydentów organowi nadzorczemu, to przedmiotem zainteresowania będzie art. 34, który ustanawia przesłanki i procedurę notyfikacji naruszeń bezpieczeństwa danych osobom, których dane dotyczą. Przepisy te składają się na pojęcie nowej procedury notyfikacji naruszeń, przy czym notyfikacja osobom, których dane dotyczą obarczona jest dodatkową przesłanką zajścia „wysokiego ryzyka”, co zostanie wyjaśnione w dalszej części artykułu.
Unijny ustawodawca na mocy tej normy przyznał osobom, których dane są przetwarzane prawo do bycia rzetelnie informowanymi o incydentach. Warto nadmienić, że w polskim porządku prawnym bardzo podobna instytucja istnieje już na gruncie prawa telekomunikacyjnego, gdzie obowiązek zawiadamiania o incydencie, zarówno organu nadzorczego, jak i abonenta lub użytkownika końcowego, ciąży na operatorach telekomunikacyjnych (art. 174a Prawa telekomunikacyjnego).
Czym jest naruszenie i kiedy do niego dochodzi?
Punktem wyjścia jest określenie, czym jest i kiedy dochodzi do naruszenia bezpieczeństwa przetwarzanych danych uruchamiającego obowiązek z art. 34 GDPR Art. 4 ust.12 zawiera w sobie definicję naruszenia, określając je jako naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych. Przepis jasno określa, jakie wydarzenia dotyczące przetwarzanych danych powodują automatycznie powstanie naruszenia. Katalog jest dosyć szeroki, albowiem rozciąga się od negatywnych modyfikacji dotyczących danych (zniszczenie, utracenie) po nieuprawniony dostęp. Zajście któregokolwiek ze zdarzeń opisanych w redakcji przepisu art. 4 ust.12 GDPR powoduje powstanie naruszenia ochrony danych osobowych. Na tym jednak elementy oceny się nie kończą.
Motywy GDPR udzielają wskazówek do notyfikacji
Poza samym przepisem artykułu 34 już wcześniej odnajdujemy w GDPR wskazówki, w jaki sposób oceniać incydenty pod kątem naruszenia bezpieczeństwa i jakimi przesłankami się kierować. Motyw 86 stanowi, iż „administrator musi poinformować osobę, której dane dotyczą o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności takiej osoby (…)”. Pojęcie wysokiego ryzyka naruszenia praw i wolności zostało zaś przybliżone w motywie 75 GDPR, które utożsamia je m.in. z :
- uszczerbkiem fizycznym i szkodami majątkowymi;
- naruszeniem poufności danych objętych tajemnicą;
- utratą kontroli przez osobę nad jej danymi osobowymi;
- zagrożeniem dla szczególnie chronionych kategorii danych, jak dane wrażliwe;
- ingerencją we wszelkie możliwe do zidentyfikowania aspekty osobiste w drodze profilowania.
Poinformowanie osoby, której dane dotyczą ma umożliwić przede wszystkim podjęcie przez nią środków zapobiegawczych i zminimalizowanie negatywnych skutków. Motyw ponadto ogólnie wskazuje, co powinna zawierać tego typu notyfikacja. Składać się na nią powinien opis charakteru naruszeń oraz zalecenia dla osoby fizycznej co do zmniejszenia konsekwencji naruszenia. Sama informacja powinna być przekazana najszybciej jak to jest możliwe („bez zbędnej zwłoki), z uwzględnieniem wskazówek pochodzących od organu nadzorczego i ewentualnie organów ścigania.
W celu stwierdzenia naruszenia i poinformowania osoby, której dane dotyczą, administrator powinien się upewnić, że wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. Sam wymóg notyfikacji bez zbędnej zwłoki powinien być oceniany w kontekście charakteru i konsekwencji samego naruszenia (motyw 87 GDPR).
Motyw 88 zawiera wytyczne, które wskazują, że przy określaniu szczegółowych przepisów notyfikacyjnych należy brać pod uwagę okoliczności naruszenia oraz istnienie odpowiednich zabezpieczeń technicznych, które uniemożliwią np. kradzież tożsamości. Przy informowaniu m.in. osób, których dane dotyczą administrator powinien wziąć pod uwagę uzasadniony interes także organów ścigania, które mogą być zaangażowane w sprawę zwalczania danego naruszenia.
Czym jest zawiadomienie o naruszeniu i co w sobie zawiera?
Tak jak zostało wcześniej wspomniane, instytucję notyfikacji o naruszeniu osobom, które dane dotyczą reguluje art. 34 GDPR. Jest to jedna z instytucji nakładające nowy obowiązek na administratorów, jednocześnie zwiększając kontrolę podmiotów danych nad ich ochroną i bezpiecznym zarządzaniem. Stosowanie przepisu powinno odbywać się z uwzględnieniem omówionych wytycznych, pochodzących z motywów 86-88 GDPR.
Na mocy normy zawartej w przepisie „administrator bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę, której dane dotyczą o powstaniu naruszenia, które może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych”. Udogodnieniem dla osób, których dane dotyczą jest niezwłoczność zawiadomienia, która może przyczynić się do minimalizacji negatywnych rezultatów. Warto dodać, że obowiązek notyfikacyjny obejmuje te naruszenia, które wypełniają kryterium stworzenia „wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób”. Co wchodzi w zakres tego pojęcia, zostało wyjaśnione przy omówieniu treści motywu 75 GDPR.
Przepis wymaga, aby zawiadomienie sformułowane było prostym i jasnym językiem. Musi przede wszystkim informować o charakterze naruszenia, potencjalnych jego konsekwencjach, zastosowanych środkach oraz zalecać działania zaradcze, które mogą zminimalizować negatywne konsekwencje naruszenia. Administrator musi również poinformować osobę o danych kontaktowych inspektora ochrony danych lub punktu kontaktowego, gdzie będzie miała ona możliwość uzyskania dodatkowych informacji.
Notyfikacja nie zawsze będzie obowiązkowa
Mimo wszystko, artykuł 34 zawiera w sobie pewne wyłączenia jeżeli chodzi o zawiadomienia o naruszeniu osoby, której dane dotyczą. Obowiązek taki nie powstaje, gdy w stosunku do naruszonych danych zostały zastosowane przez administratora odpowiednie środki techniczne o charakterze zabezpieczającym. Przede wszystkim mówi się tutaj implementacji zabezpieczeń kryptograficznych (np. szyfrowanie), które uniemożliwiają dostęp do danych osobom nieupoważnionym.
Innym przypadkiem, kiedy nie powstaje wymóg zawiadomienia jest sytuacja, gdy administrator podjął środki eliminujące prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Odpada tutaj bardzo ważna przesłanka „wysokiego ryzyka” – przesłanka, która jest jednym z obligatoryjnych elementów w kontekście obowiązkowej notyfikacji, co zostało omówione już wcześniej.
Administrator nie ma również obowiązku notyfikacji w przypadku, kiedy wymagałoby to od niego niewspółmiernie dużego wysiłku. Przepis art. 34 ust.3 pkt. c), bo o nim mowa, ustanawia alternatywną procedurę dla administratora poprzez wydanie publicznego komunikatu w tym zakresie. W zamyśle unijnego ustawodawcy, tego typu środek ma odnieść identyczny, efektywny skutek w postaci tego, iż osoba, której dane dotyczą zostanie należycie poinformowana o incydencie.
Organ nadzorczy interweniuje w procedurze notyfikacji
Norma artykułu 34 przewiduje również rozwiązania w przypadkach, kiedy osoba nie zostaje niezwłocznie poinformowana przez administratora o powstaniu naruszenia. Wówczas to organ nadzorczy jest uprawniony do żądania od administratora, aby podjął on takie działanie. Bierze on również pod uwagę, czy nie zachodzi jeden z przypadków wyłączających obowiązek notyfikacji (art.34 ust.3 GDPR). Warto podkreślić, iż żądanie skierowane do administratora poprzedzone jest oceną przez organ, czy konkretne naruszenie pociąga za sobą przesłankę „wysokiego ryzyka”.
Wysokie kary finansowe mobilizują administratorów
Obowiązek, który nałożony został na administratorów z mocy art. 34 podlega, tak jak inne określone w GDPR, sankcjom finansowym w przypadku ich niewykonania. W art. 83 ust.4 pkt. a) odnajdujemy ulokowanie między innymi niedopełnienia obowiązku notyfikacyjnego, które jest zagrożone karami do 10 milionów euro, bądź 2% rocznego światowego obrotu. Jest to wystarczający bodziec, który skłoni administratorów do wdrożenia przed 25 maja 2018 r. odpowiednich procedur wewnętrznych w organizacji, które będą przydatne do efektywnego reagowania na incydenty bezpieczeństwa danych osobowych i tym samym wypełnianiu obowiązków z artykułu 34 GDPR.
Źródła:
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/279 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
- https://sekurak.pl/naruszenia-bajonskie-kary-presja-72-godzin-czyli-jak-tu-zyc-drogi-gdpr/
- https://www.odoekspert.pl/baza-wiedzy/podstawowe-wymagania-prawne-na-gruncie-gdpr-rodo-wobec-administratorow-danych-jak-do-nich-podejsc-ze-zdrowym-rozsadkiem-czesc-2
- http://intelektualna.pl/rozporzadzenie-ogolne-o-ochronie-danych-%E2%80%93-o-czym-trzeba-wiedziec.-cz.-ii.html
